Wat is iPORTOFOON

Portofoon registratie & uitgifte en retourname. Met behulp van onze software kunt u gemakkelijk en eenvoudig uw portofoon plan vooraf opzette, voorbereiden en beheren. Tijdens een evenement kunt u portofoons en accessoires verstrekken en/of retour nemen. Direct inzichtelijk wie-over-welke-portofoon en accessoires beschikt.

Portofoon uitgifte & retourname

Communicatie is cruciaal tijdens je evenement en kan zelfs van levensbelang zijn. We kennen allemaal de situatie dat je totaal géén mobiel telefoon bereik hebt op je evenement, -ondanks de extra zendmasten. Portofoons met gecentraliseerde regie of meldkamer biedt uitkomst.

Gebruik je portofoons dan is het belangrijk voor je organisatie en hulpdiensten om inzicht te hebben in o.a. de kanaal indeling, wie-moet-over-welke-kanalen beschikken, wie heeft een portofoon met welke accessoires. Zaken die je vooraf goed kunt voorbereiden om tijdens je evenement de uitgifte en inname vlekkenloos te laten verlopen.

De software helpt je om zaken gestructureerd te registreren ter voorbereiding van het evenement. Tijdens de uitgifte van portofoons heb je direct inzichtelijk wie-welke-portofoon dient te ontvangen, inclusief kanaal indeling en accessoires.

Het inrichten van de software bestaat uit onderstaande processen:

  • kanaal indeling vastleggen
  • type accessoires vastleggen
  • portofoons voorzien van NFC-tags
  • portofoons registeren NFC-tag koppelen aan portofoon
  • medewerkers gegevens registreren
  • portofoons, kanalen en accessoires koppelen aan medewerkers
  • uitgifte/retour module gebruik voor uitgave portofoons
  • het verzenden van bulk e-mail en sms berichten.

Registratie proces

Portofoon verkeer tijdens een evenement is cruciaal en dient goed opgezet worden. Wie dient er allemaal een portofoon te krijgen, welke accessoires heeft iemand nodig, de kanaal indeling, aan wie is welke portofoon uitgeleend of is een portofoon al ingeleverd.

Met behulp van onze software kun je de voorbereidende werkzaamheden vooraf uitvoeren en hoef je tijdens het evenement alleen nog de uitgifte en retourname te faciliteren.

Je gebruikt een aantal standaard tabellen voor bijvoorbeeld medewerkers, afdeling, subafdelingen, kanaal indeling of beschikbare accessoires. Vervolgens kun je portofoons en accessoires toekennen aan je medewerkers. 

Uitgifte & retourname

Alle portofoons en accessoires (assets) kunnen voorzien worden van een unieke NFC-tag of barcode ter identificaties.

Uitgifte proces:

  • medewerker meldt zich bij de portofoon uitgifte
  • medewerker opzoeken in systeem op basis van naam of ID-badge *
  • in systeem staat vermeld welke portofoon nummer en accessoires medewerker heeft
  • scan nfc-tag portofoon / accessoires en uitgifte is geregeld

Inname proces:

  • medewerker meldt zicht bij de portofoon uitgifte
  • scan nfc-tag portofoon / accessoires en inname is geregeld

Tijdens de inname zie je direct welke accessoires ingeleverd dienen te worden.

* het is mogelijk om vanuit het systeem ID-badges te printen met barcode of nfc-tag. Je kunt kiezen uit plastic cards of papieren badges.